Pengelolaan data peserta didik pada laman aplikasi verval pd saat ini
memiliki beberapa fitur baru yaitu menu Belum Memiliki NISN, Status Pengajuan
Mutasi dan Data Invalid yang dalam penggunaannya tentu memerlukan panduan
agar pengelolaannya menjadi akurat dan valid. Guna membantu para operator
sekolah dalam memverifikasi dan memvalidasi data peserta didik berikut mimin
uraikan tentang panduan verval pd yang baru.
 |
|
Verval PD dan NISN
|
Syarat utama bagi operator sekolah dalam pengelolaan aplikasi ini adalah
harus sudah terdaftar pada laman SDM Kemdikbud, jadi bagi yang belum terdaftar
silakan melakukan registrasi SDM terlebih dahulu, silakan kunjungi laman SDM
Kemdikbud di http://sdm.data.kemdikbud.go.id/ sementara bagi operator yang
telah terdaftar diharapkan secara berkala melakukan update surat penugasan
minimal setiap awal tahun pelajaran.
Jika sudah terdaftar maka sudah dapat login dengan mengakses laman
vervalpd.data.kemdikbud.go.id Isikan username (email) dan
password sesuai dengan akun yang
didaftarkan di laman SDM Kemdikbud.
Pada menu beranda aplikasi ini pada bagian kiri menampilkan perbandingan
data peserta didik pada diagram pie, bila krusor kita arahkan ke diagram pie
tersebut maka akan terlihata data jumlah peserta didik yang sudah
valid dalam referensi yang di gambarkan dengan warna biru, data invalid
warna merah, data belum memiliki NISN warna ungu dan data tidak memiliki NISN
warna orange di sertai dengan angka dan presentasenya sesuai data hasil
sinkronisasi dari aplikasi dapodik. Sedangkan pada bagian kanan menampilkan
grafik progres harian verval per tanggal, menu ini menggambarkan
aktivitas operator sekolah per hari.
A.
Fitur Pada Laman Verval PD Kemdikbud
1. Menu
Referensi
Pada menu ini terdapat dua menu turunan yaitu referensi aktif dan lulusan.
Referensi
Aktif, menampilkan data peserta didik yang sudah memiliki NISN valid dan data
siswa aktif ini sesuai dengan data dapodik tahun pelajaran berjalan. Pada menu
ini telah dihilangkannya fitur Unmatch, sehingga OPS harus lebih teliti dan
berhati-hati saat mengelola data residu karena data residu yang sudah menjadi
data referensi tidak bisa lagi dikembalikan ke residu seperti versi sebelumnya.
Referensi
Lulusan , menampilkan data peserta didik yang sudah lulusan dari aplikasi dapodik
pada tahun pelajaran sebelumnya, baik yang sudah sudah/belum memiliki
NISN yang valid dengan keterangan melanjutkan ke jenjang berikutnya jika
data sudah di tarik on line oleh OPS penerima di sekolah tujuan.
2. Menu
Residu
Fitur ini hanya ada untuk jenjang SMP dan SMA/SMK. Menampilkan data peserta
didik kelas 7 atau kelas 10 yang belum memiliki NISN yang valid, meskipun di
aplikasi dapodik sudah dientrikan NISN. Data juga akan dianggap sebagai residu
jika ada perbedaan entri empat variabel (NISN, Nama, tempat, dan tanggal lahir)
antara data dapodik dan arsip NISN. Konsep verifikasi dan validasi data residu
adalah mencari data pembanding yang mirip atau sesuai, tidak harus sama persis.
Untuk
menyelesaikan residu dengan melakukan pencarian data pembanding
·
Klik data peserta didik, maka sistem
VervalPD akan menampilkan hasil pencarian 1 dari database arsip NISN.
Identifikasi kemiripan/kesesuaian data residu dengan data pembanding (pencarian
ke-1) pada variabel nama, tempat, tanggal lahir dan nama ibu kandung.
·
Jika hasil identifikasi data pembanding
(pencarian ke-1) tidak mirip/tidak sesuai, lakukan pencarian data pembanding
selanjutnya dengan menekan tombol Search Next sebanyak 5 kali pencarian.
·
Jika hasil identifikasi data pembanding
mirip/sesuai, klik data pembanding lalu tekan tombol Match. Dengan menekan
tombol Match, secara otomatis data peserta didik akan berpindah ke Referensi
Aktif dengan NISN dari data pembanding dan penulisan data akan mengikuti
penulisan data Residu yang bersumber dari Dapodik, dan hilang dari residu.
·
Jika dari ke-5 opsi data pembanding
(pencarian ke-1 s/d ke-5) tidak ada yang mirip/sesuai, tekan tombol Not Match.
Tombol ini akan aktif di akhir pencarian data pembanding ke-5 dan bisa
digunakan. Dengan menekan tombol Not Match, secara otomatis sistem VervalPD akan
memberikan NISN baru untuk data peserta didik yang dimaksud.
Hal Yang Harus Diperhatikan Saat Melakukan
Verval NISN Data Residu
·
Setiap NISN yang dientrikan di dapodik
belum tentu/tidak selalu dianggap valid oleh VervalPD. Jika ada perbedaan
entri/input antara data dapodik dan data arsip NISN, maka data peserta didik
tersebut akan dianggap sebagai residu terlebih dahulu.
·
Seluruh data yang tampil sebagai residu
harus diselesaikan satu-persatu oleh operator sekolah langsung.
·
Konsep penyelesaian residu cukup
sederhana, yaitu dengan mencari dan memilih data pembanding dari database arsip
NISN yang ditampilkan oleh sistem VervalPD. Kesesuaian data pembanding
ditentukan berdasarkan identifikasi terhadap nama, tempat lahir, tanggal lahir
dan nama ibu kandung peserta didik.
·
Operator sekolah tidak boleh membiarkan
data Residu (tidak menyelesaikan data residu dengan tuntas). Semua data Residu
harus dipindahkan ke Referensi dengan 2 pilihan (Match atau Not Match), tidak
boleh dibiarkan di Residu.
·
Jika tidak menemukan NISN yang
“diinginkan” dari data pembanding (pencarian 1 s/d 5), klik Not Match saja,
ajukan pembuatan NISN baru terlebih dahulu supaya data bisa berpindah ke
referensi aktif dengan NISN baru. Jika NISN baru tidak sesuai dengan NISN di
dokumen ijazahnya, ajukan perubahan NISN melalui menu edit NISN.
3. Menu
Belum Memiliki NISN
Fitur baru ini menampilkan Peserta
Didik Mutasi (pindahan) kelas 8 dan 9 jenjang SMP, dan kelas 11 dan 12 jenjang SMA/SMK
yang belum memiliki NISN valid dari jenjang/sekolah sebelumnya dan kategori Siswa
Baru Kelas 1 untuk jenjang SD.
Hal
Yang Harus Diperhatikan Pada Fitur Belum Memiliki NISN
·
Seluruh data peserta didik dengan
pilihan registrasi masuk rombel di dapodik sebagai siswa baru kelas 1 atau
Mutasi akan ditampilkan dalam fitur ini, jika belum memiliki NISN yang dianggap
valid oleh sistem VervalPD.
·
Untuk status validasi “Siswa Baru Kelas
1 SD”, operator sekolah cukup menunggu proses penomoran NISN otomatis, tidak
ada pengerjaan apapun dari aplikasi VervalPD.
·
Setiap peserta didik baru kelas 1 SD
akan diberikan NISN secara otomatis setelah batas waktu yang ditentukan,
operator sekolah harus memastikan agar melakukan pengiriman data
(sinkronisasi) peserta didik kelas 1 dari aplikasi dapodik maksimal tanggal 30
September per tahun ajaran. Jika melebihi batas waktu belum juga melakukan
pengiriman data, maka peserta didik kelas 1 akan diberikan NISN pada tahun
ajaran berikutnya.
·
Untuk status validasi “Mutasi Siswa”,
operator sekolah tidak boleh membiarkan data peserta didik tetap tampil
di fitur ini, dan harus segera di proses. Semua data mutasi siswa harus
diproses oleh operator sekolah.
Cara Menyelesaikan Mutasi Siswa
·
Klik tulisan Mutasi Siswa.
·
Cari data siswa mutasi di sekolah asal
dengan syaratnya siswa harus sudah diregistrasikan keluar/mutasi keluar dari
sekolah asal.
·
Untuk mencari data siswa mutasi di
sekolah asal pilih nama propinsi dari sekolah asal, pilih nama kabupaten/kota,
dan pilih sekolah asal dengan mengetikkan NPSN. Pencarian sekolah asal,
dilakukan dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman Data Master Referensi
(http://referensi.data.kemdikbud.go.id/index11.php).
·
Jika data sekolah dan data siswa
ditemukan di sekolah asal, klik data siswa yang dimaksud lalu klik Pilih
Siswa.
·
Jika sekolah ditemukan, namun data siswa
yang dimaksud tidak ditemukan, cukup klik Pilih Sekolah.
·
Jika sekolah asal dan data siswa (kedua
datanya) tidak ditemukan sama sekali, klik Tidak Ditemukan.
Setelah
proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian dinas pendidikan
kab/kota/provinsi.
4. Menu
Status Pengajuan Mutasi
Menu ini adalah hasil dari proses Klik Mutasi di menu Belum Memiliki NISN
yang menampilkan data peserta didik yang diajukan proses mutasi siswa melalui
aplikasi VervalPD. Jika data mutasi telah di setujui akan berada pada Menu
Referensi Aktif.
5. Menu
Data Invalid
Menu ini menampilkan data-data yang tidak valid, dilihat dari sisi Data
Dapodik. Jika ada kesalahan dalam prosedur pengisian/entri data peserta didik
di dapodik, maka sistem VervalPD akan menginformasikan kesalahan tersebut
melalui fitur ini. Contohnya: ketidaklengkapan pengisian variabel data peserta
didik, tanggal masuk sekolah untuk siswa mutasi tidak valid, kesalahan
penentuan registrasi masuk rombel dan lain-lain. Untuk mengatasinya silakan cek
kembali di dapodik lalu perbaiki.
6. Menu
Edit Data
Fitur ini masih sama dengan fitur di versi sebelumnya, berfungsi untuk
memperbaiki data Referensi Aktif VervalPD. Ada 2 jenis Edit Data yakni Edit
NISN dan Edit identitas (Nama, Tempat, Tanggal lahir, Jenis kelamin dan Nama
ibu kandung peserta didik).
Cara
Mengajukan Edit NISN
Untuk mengajukan perubahan, NISN harus sudah menjadi data Referensi Aktif,
jika masih data Residu tidak bisa diajukan perubahan. Berikut
langkah-langkahnya;
·
Klik tombol Pilih Siswa.
·
Pilih data peserta didik yang akan di
Edit NISN-nya, lalu Klik tombol OK.
·
Isikan NISN baru sesuai dengan NISN yang
tercantum di Ijazah sebelumnya.
·
Lampirkan/upload scan Ijazah sesuai
ketentuan. Indikator harus berwarna hijau, supaya pengajuan perubahan bisa
diteruskan ke pusat. Jika indikator berwarna merah artinya ukuran file yang
diunggah terlalu besar atau ekstensi file tidak sesuai.
·
Klik tombol Pengajuan Perubahan.
Data akan masuk ke daftar antrian proses persetujuan admin PDSPK. OPS bisa
mengecek sejauh mana proses pengajuannya (sudahdisetujui/ditolak) melalui
Status di fitur Edit Data.
Cara
Mengajukan Edit Identitas
·
Klik tombol Pilih Siswa.
·
Pilih data peserta didik yang akan di
Edit Identitas -nya, lalu Klik tombol OK.
·
Isikan Identitas baru sesuai dengan
identitas yang tercantum di akte kelahiran peserta didik atau Ijazah. Semua
variabel identitas harus diisi dengan lengkap walaupun hanya satu variabel yang
akan diajukan perubahan.
·
Lampirkan/upload scan akte kelahiran
atau Ijazah sesuai ketentuan.
·
Dokumen yang diijinkan berupa akte
kelahiran, surat keterangan lahir, ijazah upayakan scan dari dokumen asli, file
ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).
·
Klik tombol Pengajuan Perubahan maka
data akan mengalir masuk ke daftar antrian dinas untuk proses persetujuan admin
dinas pendidikan tingkat kab/kota terkait.
B. FAQ
(Frequently Asked Question)
Kenapa
data siswa hilang setelah OPS menyelesaikan proses pengajuan mutasi?
Data siswa memang akan hilang sementara saat dalam antrian proses
persetujuan/approval di dinas pendidikan kab/kota dan PDSPK. Sejauh mana proses
pengajuan mutasi tersebut bisa OPS kroscek di menu Status Pengajuan Mutasi.
Apa
yang harus dilakukan OPS setelah proses mutasi sudah selesai diajukan dan data
siswa sudah hilang dari menu Belum Memiliki NISN?
Cek menu Status Pengajuan Mutasi untuk mengetahui pengajuan mutasi sudah
disetujui atau belum. Jika belum di approve, konfirmasi ke operator dinas
pendidikan kab / kota setempat dengan membawa dokumen mutasi siswa untuk
verifikasi dokumen secara langsung atau via media lainnya tergantung kebijakan
dinas masing-masing.
Bagaimana
jika NISN siswa mutasi hasil persetujuan mutasi (approve) oleh dinas pendidikan
tingkat kab/kota dan PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa tersebut di ijazah
sebelumnya?
Jika NISN hasil approval dinas pendidikan tingkat kab/kota / PDSPK tidak
sesuai dengan NISN siswa di ijazah sebelumnya, silakan OPS mengajukan edit NISN
melalui Menu Edit Data / Pengajuan - NISN.
Apa
yang harus dilakukan oleh OPS jika ada data siswa yang masuk ke menu
Belum Memiliki NISN, tetapi status validasinya bukan “Mutasi Siswa” melainkan
“Belum Memiliki NISN” padahal siswa tersebut adalah siswa mutasi?
Perbaiki data siswa melalui aplikasi dapodik terlebih dahulu. Keluarkan
siswa dari rombel kemudian masukkan kembali, dengan memilih registrasi masuk
sebagai Mutasi. Simpan lalu sinkron dapodiknya. Tunggu beberapa hari hingga status
validasi siswa berubah menjadi “Mutasi Siswa”. Setelah itu, silakan OPS
memproses pengajuan mutasinya mulai dari Langkah 1 s/d 3.
Demikian panduan verval pd untuk operator sekolah jenjang SD SMP SMA dan
SMK, Semoga bermanfaat.
0 Response to "Verifikasi dan Validasi NISN Peserta Didik Untuk Jenjang SD SMP SMA dan SMK"
Post a Comment